Mehr Konzentration und Produktivität durch die Pomodoro-Technik

Die meisten von uns kennen die folgende Situationen:

Wir haben eine Aufgabe mit oder ohne Frist, die erledigt werden muss.  Es ist egal ob es sich dabei, um eine kleine oder große Aufgabe mit inneren oder äußeren Verpflichtungen handelt.

Eine äußere Verpflichtung wäre z.B. ein Projekt für die Schule, das Studium oder die Arbeit mit einer klaren (externen) Frist, die es einzuhalten gilt.

Eine innere Verpflichtung wäre z.B. eine Projekt, das ihr euch vorgenommen habt, wie z.B. ein Zimmer renovieren, Wohnung und Keller ausmisten und entrümpeln oder Ähnliches. Meistens ohne eindeutige Frist.

In beiden Fällen habe ich dazu geneigt, zu prokrastrinieren, sodass ich irgendwann unter Zeitdruck geraten bin. Besonders schlimm war es bei Aufgaben, die eine gewisse Größe mit sich brachten. Dadurch kam ich mir oft wie ein Bergsteiger vor, der im Bergtal steht und sich durch den Anblick des riesengroßen Berges wie gelähmt fühlt und den Aufstieg lieber wieder weiter verschiebt.

Zwar kann man sich vorstellen, wie fantastisch die Aussicht auf dem Gipfel sein wird, jedoch wirkt der (Aufgaben-)Berg so unglaublich riesig, dass die Lähmung gefolgt von der Prokrastination einsetzt.

Doch wie schaffen es Bergsteiger riesige Berge zu besteigen und den eigene Schweinehund zu bezwingen? Ganz einfach: Es gibt Etappenziele.

Der Bergaufstieg mit dem Ziel des Gipfels wird in mehreren Etappenziele unterteilt.

Diese Metapher übertragen auf größere Aufgaben mit äußerer oder innerer Verpflichtungen bedeutet große Projekte in kleinere Teilprojekte runterzubrechen und sich dann mit voller Aufmerksamkeit auf die Erreichung der Etappenziele zu fokussieren. An dieser Stelle war mir die Pomodoro-Technik sehr hilfreich.

Die Pomodoro-Technik

Von der Pomodoro-Technik habe ich das erste Mal in dem Coursera Online-Kurs „Learning How To Learn: Powerful mental tools to help you master tough subjects“  gehört, den ich sehr empfehlen kann.
 

Die Pomodoro-Technik wurde Mitte der 1980er von dem Italiener Francesco Cirillo entwickelt. Es handelt sich dabei um eine Methode des Zeitmanagements, die den Fokus und die Produktivität steigert. Dabei werden Aufgaben in 25-Minuten Abschnitte und 5-Minuten-Pausen mit Hilfe einer Küchenuhr eingeteilt. Der Name Pomodoro stammt von der Tomatenküchenuhr, die Cirillo bei seinen ersten Versuch benutzte.

 

Die Vorgehensweise

 

1. Wähle eine Aufgabe, die du erledigen willst:
Es ist egal ob es sich um eine große oder kleine Aufgabe mit äußerer oder innerer Verpflichtung handelt. Hauptsache du widmest dieser Aufgabe deine ungeteilte Aufmerksamkeit.

2. Stelle den Pomodoro auf 25 Minuten
Verpflichte dich dazu 25 Minuten fokussiert an der Aufgabe zu arbeiten ohne dich abzulenken. Du kannst es schaffen. 25 Minuten sind nicht lange! 

3. Arbeite an der Aufgabe, bis der Pomodoro klingelt
Vertiefe dich für die nächsten 25 Minuten in die Aufgabe. Wenn dir plötzlich etwas einfällt, was du zusätzlich erledigen musst, notiere das auf einen Zettel. Führe eine Stirchliste und mache einen Strich, wenn du einen Pomodoro-Zyklus erledigt hast, um deinen Erfolg zu dokumentieren.

4. Mache eine kurze Pause
Glückwunsch du hast einen ganzen Pomodoro-Zyklus ohne Ablenkung an deiner Aufgabe gearbeitet. Gönne dir eine kurze Pause. Mache etwas, das nichts mit der Aufgabe zu tun hat. (Meditieren, Kaffe/Tee holen, Apfel essen, einen kleinen Spaziergang, Stretchen etc.) 

 

5. Mache eine längere Pause nach 4 Pomodori

Nachdem du 4 Pomodori abgeschlossen hast, mache eine längere Pause von 20-30 Minuten. Dein Gehirn arbeitet besser nach einer Entspannungsphase. 

 

Hintergrundwissen

Unsere Aufmerksamkeitsspanne ist kürzer als wir uns gerne eingestehen wollen und lässt bereits nach 25 Minuten nach. Durch das Absinken unserer Aufmerksamkeit leidet die Qualität unserer Entscheidungen. Dadurch, dass wir diese Tatsache akzeptieren und unsere Pause von Anfang an miteinplanen, arbeiten wir insgesamt fokussierter, als wenn wir solange arbeiten, bis unsere Konzentration komplett im Keller ist.

 

Fokussierter vs diffuser Denkmodus:

Unser Gehirn hat zwei unterschiedliche Funktionsweisen. Den fokussierten und den diffusen Modus.

 

Fokussieren ist uns geläufig. Das ist, wenn wir uns intensiv auf etwas konzentrieren. Aber die diffuse Denkweise ist uns nicht so geläufig. Es stellt sich heraus, dass dieser entspanntere Denkstil verwandt ist mit einer Vielzahl an Ruhezuständen der Nervenzellen. 

 

Wenn die Aufgabe, an der wir arbeiten, neue Ideen, Ansätze oder Konzepte benötigt, an die wir bis jetzt noch nicht gedacht haben, kommen wir mit dem fokussierten Denkmodus alleine nicht mehr weiter.  Um dieses neue Gedankenmuster zu bekommen, brauchen wir eine andere Art zu denken. Und das wird hier durch den diffusen Denkmodus dargestellt.

 

In dieser diffusen Art zu denken, können wir die Dinge von einer umfassenderen „big-picture“ Perspektive betrachten. Wir können neue Nervenzellen-Verbindungen herstellen, die über neue Pfade verlaufen. Wir können uns dabei nicht so stark  konzentrieren, wie wir es oft müssen, um andere Aufgabenarten zu lösen oder um die feinen Aspekte eines Konzepts zu verstehen. Aber wenigstens können wir an den Anfangsort den wir brauchen, um eine Lösung zu finden.

 

Eine Auswahl von Pomodoro-Applikationen

 

 

Wachstumsimpulse

Was du konkret umsetzen kannst!

 

1. Wende die Pomodoro-Technik wie oben beschrieben an

2. Finde heraus, wieviel Zeit du für deine Aktivitäten benötigst

Hast du dich jemals gewundert, wo die ganze Zeit geblieben ist? Indem du deinen Zeitaufwand deiner Aufgaben mit einer Pomodori-Strichliste dokumentierst, erhälst du Gewissheit, bei welchen Aufgaben, du wieviel Zeit benötigst. 

3. Reduziere Ablenkungen auf ein Minimum

In den meisten Fällen ist es kein Problem, wenn wir einen Freund erst in 25 Minuten zurückrufen oder auf eine E-Mail antworten. Du wirst lernen mit den unausweichlichen Unterbrechungen umzugehen und fokussiert bei deiner Aufgabe zu bleiben

4. Schätze deinen Zeitaufwand

Wenn du dich erstmal an die Pomodoro-Technik gewöhnt hast, wirst du in der Lage sein, ziemlich genau vorherzusagen, wieviele Pomodori du für die Aufgaben von morgen benötigen wirst.

5. Erstelle dir einen Zeitplan

Ein Zeitplan setzt Grenzen und motiviert dich deine Aufgabe in einer gegebenen Zeitspanne zu beenden. Außerdem trennt er deine Arbeitszeit klar von deiner Freizeit, sodass du deine Freizeit genießen kannst, ohne mit deinen Gedanken bei der Arbeit sein zu müssen und ohne dich zu fragen, ob du nicht noch mehr arbeiten solltest/könntest.

6. Setze dir Ziele

Die Pomodoro-Technik ist eine Tool, das du benutzen kannst, um deine Ziele zu erreichen. Passe dein Zeitplan an, wenn du feststellst, dass du zu wenig Zeit für Aufgaben einplanst, die wesentlich für deine Ziele sind.

7. Überlege dir Belohnungen für erreichte Ziele

Um deine Motivation zu steigern, ist es hilfreich sich Belohnungen zu überlegen, die man sich gönnt, wenn man ein Ziel erreicht hat. Zelebriere das Bezwingen eines Aufgabenberges und zelebriere den Moment.
Halte inne und gönne dir eine Pause. Reflektiere über den gegangenen Weg.

Zelebriere das Erreichen deiner Ziele
Zelebriere das Erreichen deiner Ziele
Halte Inne und reflektiere den gegangen Weg
Halte Inne und reflektiere den gegangen Weg

Danke für dein Interesse an Wachstumsimpulsen.
Bleibe neugierig. Glaube an dich. Inspiriere andere und habe eine gute Zeit.

Schönes Wachstum
Joachim

 

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